憂鬱な午前の会議を乗り切る4つの準備

投稿者: | 2012/08/08

 
Meeting

憂鬱な午前中の会議と4つの準備

職場でのお話。

会議が嫌いです。
大概において、かけられているコストと結果がつり合わないからです。

10人を超える人数が集まって、決まることはメールで確認すれば済む様なことばかり。
というのが、これまで多く経験してきた「会議」というものへの印象です。

まして、それが午前中に行われるとなれば最悪と言っても良いでしょう。

仕事を始めて一番集中できるのが午前中と退勤間際です。
その貴重な午前中を、殆ど会議に喰われるわけですから。

これほど憂鬱なことはありません。

今回は、そんな会議に対して私が行った4つの準備をご紹介。
憂鬱な午前中の会議でも、それなりの成果を得られました。

 

準備その1:コストを最小限に抑える

如何に会議が憂鬱とは言え、嘆いたところで状況は好転しません。
あまりに参加意義が薄い会議であれば、適当な口実を用意して欠席するのですが、そうはいかない会議というのもあります。

今回の会議は、まさにそれでした。
会議自体に私が出席する必要性は極めて低いのですが、立場的に居ないわけにもいかないという。
なんともサラリーマンらしいお話ですね。

そこで先ず私が行った準備は、コストを最小限に抑えることでした。

私が所属する部署には3名の参加依頼が来ていましたが、相談して参加人数を1名にしました。
残りの2名は口実を用意して欠席です。

これで少なくとも2名は自分の仕事に専念できます。
無論、この場合たった1名の参加者は自分にしておきましょう。
不本意でも。

 

準備その2:会議の展開を事前に探る

会議の参加者は決まっていますので、前日のうちに参加者のところに顔を出して、翌日の会議について簡単なやり取りをしておきました。
内容的には世間話程度です。

しかし、その世間話から、各参加者の会議に対する温度差や考えを知ることができます。
それらを押さえておけば、会議の大体の展開はシミュレートできます。

また、参加者に会議に向けての余熱を持ってもらう効果もあります。
ダレた会議ほど無駄なものはありません。
せめて参加者には議題に対する興味を持って欲しいですから。

 

準備その3:自分が持って行きたい方向に向けて種を蒔く

準備その2と併せて行うのですが、参加者との会話で話題の方向付けをしておきます。
アプローチの方法やネタは相手や内容によるので、ケース・バイ・ケースですが、自分が「会議でこういう話題が出て欲しい」という内容に育ちそうな話を事前にしておくのです。

これによって、参加者の中にその話題に対する意識が生まれます。
参加者同士が共通の意識を持つと、会議での合意形成がとてもスムーズになります。

また、普段はあまり意見を出してくれない人に意見を出してもらうきっかけも用意できます。

 

準備その4:全部忘れる

上記の準備3つを行ったことを自分の頭から追い出します。

どうしても自分がかけた手間暇や気苦労が頭にあると、それに応じた成果を期待します。
しかし、準備をしたからと言って、会議が思う通りに進むことは稀です。

できる準備をした上で、それらに対する期待は綺麗サッパリ忘れ去ること。
これが最後の準備です。

 

まとめ

準備4つを挙げましたが、実際にやることは1つだけ。

参加者と会議の内容について、事前にコミュニケーションを取っておく。

これだけです。

そこに4つの意味と意識を持ってアプローチするだけで、会議の出来は大きく変わるはずです。
ちょっと面倒なのと、普段からの顔つなぎが大事だったりしますが、騙されたと思って試してみて下さい。

 



 

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