最近 OmniFocus で GTD を行う際に気を付けていること3つ

投稿者: | 2011/11/03

GTDとOmniFocus

私はGTDツールにOmniFocusというアプリケーションを使っています。

最近は@goryugo さんや@OZPA さんといった著名なブロガーさん方がブログで取り上げ始めているので、ご存知の方も多いのではないでしょうか。

このOmniFocusは、GTDというマネジメント手法を実によく体現したアプリです。
Inboxへの収集に始まり、処理によるアクションの洗い出し、プロジェクトへの振り分け、コンテキストの設定、表示の切り替えによる余計な情報のカットなど、GTDを実践するのに便利な機能がしっかりと盛り込まれています。

また、Mac版、iPhone版、iPad版がリリースされており、どれも高い完成度を誇っています。
(Windows版が無いのが非常に残念なところですが。)

今日は、そんなOmniFocusを使う上で、私が気を付けていること3つをご紹介します。

 

OmniFocusで気を付けていること3つ

私がOmniFocusを使う上で気を付けていることは、以下の3つです。

  1. アクションとプロジェクトには必ずゴールを設定する
  2. プロジェクトには常にネクストアクションを用意する
  3. 週に1回は全プロジェクトのネクストアクションを見返す

 

1.アクションとプロジェクトには必ずゴールを設定する

アクションは、その名の通り「実行すること」です。
本来ならば、わざわざ「ゴール」など書く必要はないのかもしれません。

しかし私は、かなり高確率でアクションの最中に脇道にそれます。

これは、私がそのアクションのゴールをちゃんと認識していないからだと考えています。
ですから、アクションとプロジェクトのメモ部分に「ゴール」という内容を必ず書きます。

そのアクションやプロジェクトが、何を、どうすればゴールなのか?
それだけを書くのです。

もしハッキリとわかっているならば、これに「いつまで」や「どれだけ」といった情報も加えますが、基本的に最低限必要な内容は「何を」「どうすれば」の2つでしょう。

行動の視点をブレさせないために「ゴール」を必ず書き出す様にしているのです。

 

2.プロジェクトには常にネクストアクションを用意する

GTDの「プロジェクト」とは、1つの目的に向かうための複数のアクションの集まり。
当然、大きなプロジェクトでは大量のアクションが発生します。

しかし、それを実行する自分の身体は1つだけ。

どうしても「あれをやらねば、これもやらねば、…」と、焦りに追い立てられてしまいます。
それではGTDが掲げる「ストレスフリー」の状態には程遠いですね。

ですから、常に「次にやること」だけは事前に決めておくのです。

こうする事で、他の山の様に積み上がったアクションに惑わされること無く、目の前のアクションに集中しやすい体勢をとることができます。

 

3.週に1回は全プロジェクトのネクストアクションを見返す

GTDには「週次レビュー」と呼ばれるメンテナンスがあります。

Inbox内にある「気になること」を空にしたり、手持ちのプロジェクトやアクションの整理をしたりするのが目的です。

しかし、この週次レビューがGTDを実践する上での大きな壁になっている部分もあります。

正直なところ「面倒くさい」のです。

そんな時、私は各プロジェクトのネクストアクションだけを見返すようにしています。

主なチェック項目は、以下の様なところでしょうか。

  • ネクストアクションが無いプロジェクトは無いか?
  • 先週から手付かずなネクストアクションは無いか?

ネクストアクションが無いプロジェクトは、次にやることが定まっていない状態です。
ですから、ネクストアクションを探して、設定してやります。

逆に先週から手付かずなネクストアクションがある場合、アクションが大き過ぎです。
もっと実行しやすいサイズまで細分化して、ネクストアクションを設定し直しましょう

全ての項目を見返すのはしんどいですが、これをやるだけで随分と安心感が得られます。

少なくとも抱えているプロジェクトに関して「やるべきこと」がハッキリするからでしょう。
週次レビューの時間が取りにくい時や、気持ちが乗らないときは、この方法がお勧めです。

 

目的を見失わない人は格好良い

これは最近気付いたことなのですが、私が「いいなー、格好良いなー」と感じる人達は、皆さん「自分のやりたい事」に対して真摯です。

誰に言われるでもなく、自分のやりたい事に対して必要な行動を積み重ねています。

そんな人たちに少しでも近付ける様に考えた結果。
それが、今回の「OmniFocusでGTDを行う際、気を付けていること3つ」です。

なんだか「別にOmniFocusに限った話じゃないよね?」って内容になってしまいましたが、いかがでしたでしょうか?

 

アプリ紹介

今回の記事で取りあげたアプリです。

OmniFocus 1.9.4 (¥6,900)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 15 MB)
全てのバージョンの評価: (29件の評価)


 
OmniFocus for iPhone 1.12.1 (¥1,700)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 16 MB)
全てのバージョンの評価: (320件の評価)
+ iPhone/iPadの両方に対応

 
OmniFocus for iPad 1.4 (¥3,450)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 9 MB)
全てのバージョンの評価: (109件の評価)


 

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