定形業務(ルーチンワーク)は午前?午後?

投稿者: | 2014/03/06

定形業務 と 非定形業務

仕事の分類に「定形業務」と「非定形業務」という分け方があります。

定形業務は、その名の通り定まった形の業務を指します。
定期的に繰り返される仕事が、だいたいこれにあたります。

非定形業務は、定形業務に非ズですから、定まった形を持たない業務ですね。
思考が必要であったり、新しい仕事だったりが、これにあたります。

で、今回のテーマは、定形業務をいつやるか?というものです。

定形業務の特性

定形業務は繰り返し業務です。
何をどうするという手順は、ほぼ固定です。

どれだけという量に関しては、振れ幅がある場合もありますが、手順が固定なのですから、それを処理しきるのに要する時間は非定形業務と違って予測しやすいはずです。

つまり、スケジューリングしやすい仕事なのです。
ちょうどジグソーパズルの角や辺のピースの様に。

余談:定刻業務と非定刻業務

ちなみに、定形業務は更に2つに分けることが可能でして。
それは定刻業務と非定刻業務という分類です。

定刻業務は読んで時の如く、定まった時刻に行う業務です。
定まった時刻に行うのですから、いつやるかなどという問いには該当しませんので、今回の件からは除外します。
残ったのは、非定刻かつ定形な業務をいつやるか?というお話になります。

午前?午後?

さて、ではタイトルの問いに戻りましょう。
定型業務は午前にやりますか?午後にやりますか?

午前やる

先に挙げたジグソーパズルの例に倣うならば、先(午前)にやってしまうのが良いでしょう。

もともと「やるべし」と定められているから定形業務なわけです。
早いところ済ませてしまって、残る予測し難い業務(非定形業務)にじっくり着手する方が良いという考え方です。

「定形業務は済ませた」という安心感も得られますし、気にかけることを予め減らしておくことは、脳のリソース活用という視点から考えても、良さそうです。

午後やる

しかし、逆にこういう考え方も可能です。

定形業務は量もそれに要する資源(時間、思考、体力…etc.)も読みやすいし、省力化されている。
ならば、気力も体力も充実している午前中は非定形業務に割り当て、能力的なパフォーマンスが低下する午後に定形業務を配して省エネ運転でクリアする方が良いという考え方です。

人間の思考能力というのは基本的に起床後の時間経過と共に低下していくそうですから、高い応用力を必要とする非定形業務を能力に余裕のある午前中に行ない、省エネ運転が可能な定形業務を午後に割り当てるというのもまた、合理的な考え方と言えるでしょう。

結局どっち?

こうして比較してみると、結局、定形業務は午前と午後、どちらでやるのが良いのでしょうか?

答えは「どっちでもいい」です。

ここまで引っ張っておいて「どっちでもいい」かよ!とツッコミが入りそうですが、本当にそうなのです。

午前に済ませて仕事の絶対量を減らし、残り時間とリソースを有為に使うのも、午後に回して午前中の高パフォーマンス状態を活用するのも、それぞれ利点がありリスクがあります。
ですから、自分の仕事内容や状況に合わせて選べば良いのです。

ちなみに、私は「定形業務は午後」派です。

しかし、今日は午後にじっくり時間を使いたい用事がありますので、「定型業務は午前中」にちゃっちゃと済ませて、午後を自由に使うことにしました。

状況次第で使い分けているわけです。

制御下におくということ

大切なのは、自身を取り巻く素材(仕事、環境、体調…etc.)を理解し、できる限り制御下に置いていくということだと思います。

私は定形業務ばかり(或いは非定形業務ばかり)で、こんな工夫の余地はないわ…という方も、もう1度考えてみて下さい。

定形業務が多いのであれば、それに要する手順を見なおしたり不要な業務の撤廃を交渉したりする余地が多いということです。
非定形業務が多いのであれば、その中から自身が定型化できる業務を探す余地があるということです。

アンコントローラブル(制御不能)な環境に身を置き続けるというのは、なかなかストレスが多いもの。

もし自分の周囲にアンコントローラブルな要素が多いならば、それこそ改善の余地があると考えて、少しだけトライしてみて下さい。
上手く行っても、行かなくても、きっと何か収穫がある *01上手く行かなかった場合でも「これは上手くいかない」という切り分けが可能になりますので、じゃあ次はこれと言う具合に、改善のフォーカスを1段階絞れるという収穫があるわけです。はずですから。

 



 

脚注

01 上手く行かなかった場合でも「これは上手くいかない」という切り分けが可能になりますので、じゃあ次はこれと言う具合に、改善のフォーカスを1段階絞れるという収穫があるわけです。

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