EvernoteでGTD+ポモドーロ・テクニックを模索中

投稿者: | 2011/01/18

ポモドーロ・テクニックと呼ばれるタスク管理手法があります。

乱暴な説明をすると、25分を”1ポモドーロ”という単位にして、タスクをポモドーロ単位で実行して行く手法です。 *01【注意】「ポモドーロ・テクニック」の肝は、この25分単位のタスク実行にはありません。実行前の見積と、実行後の検証にこそ、その真価があると思われます。が、ここでは、最も一般的に知られる「25分で1ポモドーロ」という点を挙げました。

25分間は脇目も振らずに、そのタスクに集中し、25分経ったら、5分間の休憩をしっかり取る。
そして、また25分間、タスクに没頭する。
その繰り返しで、タスクを消化して行きます。

当然、これだけならば、ただ25分区切りでタスク消化しているだけなので、他にも色々と工夫が盛り込まれています。

その辺りの説明は長くなりそうなので、こちらの記事や、この本に譲るとして、今回は、私がEvernoteで試行中のポモドーロ・テクニックについて、書いてみようと思います。

GTDはどうしたの?

以前に「Evernote でのGTD に挑戦してみたよ。(職場のみ)」で挑戦したEvernoteでのGTDはやめちゃったの?と言う声が聞こえてきそうですが、こちらもちゃんと続けています。

つまり、GTDにポモドーロ・テクニックを加えた状態で試行しているのです。

ポモドーロ・テクニックは、小分けにしたタスクを25分単位で消化して行く手法なので、GTDで収集・処理されたActionをポモドーロ・テクニックで消化すると言うミックスが可能なわけです。

実際の流れ

具体的には、以下の様な流れになります。

1.収集
これはGTDの手法を採用します。
「気になること」をひたすら新規ノートに書き出し、[000_Inbox]ノートブックに放り込みます。

2.処理
これもGTDままです。
「収集」で集めた「気になること」に対して、「これは何か?」と言う自問を行いながら、然るべき場所に仕分けて行きます。
このあたりの「GTDの流れ」については、こちらの記事などが参考になります。

3.実行
ここからGTDにポモドーロがミックスされます。
GTDでは、「実行する」と決めたアクションに優先順位はありませんでした。
これは、「実行する」と決めた以上は「どのみちやること」なので、優先順位にあまり意味はないと言う考えに基づいています。

が、ポモドーロは、この部分が少々GTDと異なります。
ポモドーロ・テクニックでは、1日のはじめ *02あるいは前日の晩 に、その日に実行するタスク(アクション)を決めてしまいます。
そして、それぞれのタスク(アクション)に、何ポモドーロを要するかの見積を行います。

私は、実際には以下の様にしています。


□ アクション

 □□□

・注意事項その1
・注意事項その2


1)ノートのタイトルとなる1行目にチェックボックスを1つと、実行するアクションを書き込みます。

2)1行あけて3行目に、自分で見積もったポモドーロ(25分)数だけチェックボックスを書きます。
 ※ここで、「どれだけかかるか見積もれない」とか言う場合は、アクションのサイズが大き過ぎです。
  もう少しアクションを小さく分解します。
  この例では、チェックボックスが3つ並んでいますので、
  3ポモドーロ((25分+5分休憩) × 3 = 1.50時間)を要すると見積もったわけです。

3)また1行あけて5行目以降は、アクションについての注意事項などを箇条書きにします。

4)実際に25分間集中できたら、2)で書いたチェックボックスに✔を入れます。
  ・もし、25分の間に何か邪魔が入った場合は、邪魔が入ったコトを示すマークを入れます。
   このマークは邪魔が入った回数だけ入れます。(私の場合は「|」を使っています。)
   つまり、3回邪魔が入れば□|||□となるわけです。
  ・また、邪魔の有無に関わらず、気が散って25分間集中できないケースもあります。
   その様なときは、□の後に「_」を入れています。
   こんな感じです。 □_□
  ・なお、邪魔や集中できなかった理由は可能なかぎり書き残します。

5)もし、見積通りにアクションが終わらず、時間が足りなくなった場合、
  「>」を挟んで□を書き足します。
  こんな感じです。□□□>□
  この再見積は、基本的に1アクションに2回までです。
  これを超えるようなら、完全に見積ミスなので、アクションの分解を行います。

6)逆に25分以内にアクションが終わってしまった場合、
  残りの時間は、そのアクションの反省をします。
  次のアクションに手を出しません。
  休憩時間を長めにとったりもしません。
  これは「25分単位」と言う実行リズムを崩さないためです。

7)無事にアクションを終えたら、1行目のアクション内容横にあるチェックボックスに✔を入れて、
  そのノートに「99_Finished」タグを付け、「01_NextAction」タグを外します。

8)次に実行するアクションを「10_Action」タグの付いたノートから選び、
  「01_NextAction」タグと付け替えます。
  後は、1)に戻って繰り返しです。

4.レビュー
正直、ここはまだ思案中です。
GTDのレビューは、収集・処理・実行したアクションやプロジェクトの再点検ですが、
ポモドーロの場合は、実行時の見積と実際の差異についての検証も行います。
これによりアクション分解や時間見積の甘さを修正して行くわけです。

このあたりの統合が、自分の中でまだイメージしきれていません。
どうにも振り返りが苦手です。

ポモドーロの効果

あくまで私個人のケースですが、効果は大きかったです。
昔から集中力にムラと無駄の多い傾向だったのですが、
ポモドーロ・テクニックを導入してからは、かなりコントロールが効くようになりました。

25分に1回、必ずやってくる「休憩」というご褒美と、
2回の再見積が許されている点が大きいと感じています。

特に2回の再見積は、いつも自分の見積の甘さに悔しい思いをしている私には嬉しい機能です。

まず、2回までは見積直すチャンスがあること。
次に、「2回の見積で終えられなかった」という「反省の記録」が残ること。
これが、かなりモチベーションの維持に役立っています。

以前は、己の見積の甘さを悔いているだけで、
具体的な解決策に至れていませんでした。

しかし、現在は違います。

ポモドーロ数と言う定量的な単位で見積誤差を把握し、
何が障害となったのかメモを見返すことが可能です。

まとめ

と言うわけで、まだまだ途上ですが、EvernoteでGTD+Pomodoro Technique まとめ。 *03初心に還って、4行日記形式にて。
1.【事実】Evernote で GTD に Pomodoro Technique をミックスしてみた。
2.【気付】アクション実行への集中力がかなり強化された。
3.【教訓】まだ完全に自分のモノに出来ているわけではないので、更なる研鑽が必要。
4.【宣言】GTD+Pomodoroのワークフローを完成させる。


蛇足

約1ヶ月近く、このメイン・ブログの更新を停めてしまった。
とにかく早く再開して、この「停滞の慣性」から抜け出したかったので、
試行段階の内容をエントリーとして公開してしまいました。

ともあれ、何とか再び動きだすことが出来たので、
再び停滞することがないようにしたいと考えています。

このブログを読みに来て下さった方に感謝を。
ありがとうございます。 *04ついでにコメントくれたり、RSS登録してくれたり、ツイートしてくれたりすると、もっと感謝です!(あつかましい)


脚注   [ + ]

01. 【注意】「ポモドーロ・テクニック」の肝は、この25分単位のタスク実行にはありません。実行前の見積と、実行後の検証にこそ、その真価があると思われます。が、ここでは、最も一般的に知られる「25分で1ポモドーロ」という点を挙げました。
02. あるいは前日の晩
03. 初心に還って、4行日記形式にて。
04. ついでにコメントくれたり、RSS登録してくれたり、ツイートしてくれたりすると、もっと感謝です!(あつかましい)

EvernoteでGTD+ポモドーロ・テクニックを模索中」への5件のフィードバック

  1. ピンバック: Tweets that mention EvernoteでGTD+ポモドーロ・テクニックを模索中 | 極上の人生 -- Topsy.com

  2. ピンバック: 【リンク】赤裸々なインタビューがおもしろすぎたよポモドーロ! ~1/18 | goryugo, addicted to Evernote

  3. ピンバック: R-style » ポモドーロテクニックへのリンク

  4. ピンバック: ポモドーロ・テクニック用アプリについて考えてみたよ | 極上の人生

  5. ピンバック: イタリア式時間管理術「ポモドーロテクニック」とは?? | Lifehack -ライフハック-

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